Quase cinco anos após a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), práticas corriqueiras dentro das organizações continuam colocando em risco informações fiscais, trabalhistas e financeiras de empregados e clientes. A avaliação é da advogada Aline Brito, especialista em regulação de proteção de dados e direito digital no Grupo Jacto, que aponta falhas internas como principal origem de vazamentos e de possíveis ações judiciais.
Permissões excessivas e compartilhamento informal
Segundo Aline Brito, planilhas sensíveis circulam livremente em empresas sem qualquer controle de acesso, holerites são enviados por e-mail sem proteção e documentos trabalhistas permanecem em drives compartilhados abertos a funcionários que não precisam dessas informações. Ela observa ainda a prática de enviar dados por grupos corporativos de WhatsApp e conceder acesso amplo a pastas de Recursos Humanos e Finanças.
“Colaboradores sem necessidade operacional acabam visualizando dados fiscais, trabalhistas e até médicos de colegas”, alerta a especialista. Esse cenário cria uma porta de entrada para incidentes internos, hoje listados entre as principais causas de vazamento de dados no País.
Obrigações acessórias não bastam para a lei
Muitas empresas concentram esforços em cumprir exigências como eSocial, folha de pagamento ou declarações tributárias, mas relegam a segundo plano a segurança da informação. Na visão da advogada, cumprir a obrigação fiscal não encerra o dever legal: “É preciso rastreabilidade, retenção adequada de documentos e políticas internas claras”, reforça.
Ela frisa que a LGPD exige não só base legal para coleta, mas também proteção, limitação de acesso e armazenamento pelo período adequado. Manter dados em servidores ou nuvens abertos, sem criptografia ou registro de quem visualiza cada arquivo, contraria diretamente o texto da lei.
Governança de dados é responsabilidade contínua
Aline Brito lembra que a legislação “estabelece responsabilidade sobre todo o ciclo de vida da informação”. Ou seja, mesmo quando a coleta é legítima, a empresa deve garantir que a utilização continue vinculada à finalidade original. Isso inclui revisar rotinas de compartilhamento, treinar equipes e documentar processos.
Para entender as exigências oficiais, é possível consultar as orientações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) no site gov.br/anpd, órgão responsável por fiscalizar e aplicar sanções.
Impactos jurídicos, financeiros e de reputação
O tratamento inadequado de informações pode gerar multas administrativas, processos por danos morais e perdas comerciais relevantes. Vazamentos de dados médicos ou financeiros de funcionários, por exemplo, costumam resultar em ações individuais ou coletivas. Já a exposição de documentos fiscais estratégicos abre caminho para fraudes e compromete a competitividade.
“Clientes, parceiros e fornecedores observam cada vez mais como a companhia lida com dados pessoais. A perda de confiança pode ser irreversível”, afirma a advogada. Os reflexos financeiros se estendem a custos com advogado, perícias e eventuais acordos extrajudiciais, além de investimentos não planejados em tecnologia emergencial após um incidente.
Medidas básicas recomendadas por especialistas
Profissionais de proteção de dados defendem que a adequação depende tanto de tecnologia quanto de mudanças culturais. Entre as ações apontadas como essenciais estão:
- Revisão periódica de permissões de acesso a pastas e sistemas;
- Criptografia de arquivos que contenham informações sensíveis;
- Treinamento continuado de funcionários sobre LGPD e boas práticas digitais;
- Políticas internas formalizadas, com responsabilização por descumprimento;
- Monitoramento constante de compartilhamentos e rastreabilidade de logs.
Aline Brito reforça que muitas organizações ainda encaram a LGPD como “mera formalidade documental”, sem integrar o tema às rotinas operacionais. O resultado é a manutenção de um risco latente que pode se materializar a qualquer momento.
Custos ocultos de um incidente de dados
Além das penalidades previstas na LGPD, o vazamento de informações fiscais e trabalhistas representa um custo de oportunidade significativo. Recursos que poderiam ser alocados em inovação, expansão de mercado ou qualificação de equipe acabam destinados ao pagamento de multas, honorários jurídicos e consultorias emergenciais. A queda de reputação também afeta a receita: contratos podem ser rescindidos e novos negócios, adiados. Assim, cada planilha sem proteção ou pasta aberta se converte em um passivo financeiro, cujo valor final tende a superar, em muito, o investimento necessário para implementar controles preventivos.
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