Organização de documentos: empresas evitam passivos em 2026

Organização de documentos: empresas evitam passivos em 2026 ganha urgência no último trimestre, quando o volume de arquivos atinge o pico e prazos para auditorias e obrigações acessórias se aproximam.

Falta de sistema agrava riscos fiscais

Levantamento global da Adobe, o The Accelerated Workplace Report, divulgado em setembro de 2024, mostra que 48% dos trabalhadores enfrentam dificuldade constante para localizar arquivos digitais. Esse cenário de desordem impacta diretamente o fechamento contábil, a elaboração da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) e a emissão de informes de rendimentos, todos previstos para o primeiro trimestre de 2026.

Erros mais comuns na gestão documental

Para Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security, o maior problema é a ausência de separação contínua de pastas fiscais, contábeis e trabalhistas. “Muitos deixam tudo para dezembro, mês que já concentra outras demandas”, afirma.

Os documentos que merecem atenção imediata, segundo o executivo, são:

• Notas fiscais, comprovantes de recolhimento e livros diários;
• Comprovantes de 13º salário e benefícios trabalhistas;
• Contratos com renovação automática, que podem exigir renegociação ou cancelamento.

Descarte, digitalização e guarda permanente

A eliminação de papéis deve obedecer aos prazos prescricionais do Código Civil, do Código Tributário Nacional e das normas previdenciárias, além da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O descarte exige fragmentação para evitar vazamento de dados sensíveis.

Para digitalizar, é obrigatório seguir o Decreto 10.278/2020, que garante validade jurídica idêntica à do documento físico. Já itens de guarda permanente — como atos constitutivos e livros societários — precisam ser arquivados em locais com controle de temperatura e umidade.

Planejamento reduz custos e passivos

Ao definir um ciclo documental — o que coletar, por quanto tempo guardar e quando excluir — a empresa diminui o uso de papel, reduz a pegada de carbono e agiliza auditorias. “Com processos claros, cada documento tem destino definido e o risco de multa ou retrabalho despenca”, conclui Carvalho.

Manter a organização agora evita passivos em 2026, economiza tempo e fortalece a conformidade fiscal. Para continuar informado sobre práticas contábeis que protegem o caixa da sua empresa, visite nossa editoria de notícias em Finanças KDicas e acompanhe as atualizações diárias.